Alih media arsip dari konvensional ke digital merupakan amanat undang-undang, dan ini memerlukan sumber daya manusia (SDM) dalam pengelolaannya.
Pemerintah Kota Sukabumi telah menerbitkan pedoman tentang kearsipan, di antaranya; Perda Nomor 5 Tahun 2015 tentang Penyelenggara Kearsipan Kota Sukabumi.
Hal tersebut dipaparkan oleh Penjabat Wali Kota Sukabumi Kusmana Hartadji dalam Sosialisasi Alih Media Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Sukabumi pada Rabu, 15 November 2023 di Oproom Setda Kota Sukabumi.
Kegiatan yang dihadiri oleh Sekretaris Daerah Kota Sukabumi H. Dida Sembada, Asisten Daerah, dan seluruh OPD, Kecamatan, dan Kelurahan ini menekankan pentingnya alih media arsip dari konvensional ke digital.
“ Aturan tentang alih media arsip sudah diperwalkan, ini menjadi pedoman teknis alih media arsip ke digital. Pemerintah Kota Sukabumi sudah melakukan pengalihan media arsip secara elektronik atau digital,” ujar Kusmana Hartadji di hadapan seluruh OPD dan peserta sosialisasi.
Proses alih media arsip, disebutkan juga oleh Penjabat Wali Kota Sukabumi bertujuan agar arsip yang telah dikonversi ke digital dapat mudah diakses saat dibutuhkan. Selain itu, arsip digital saat dikelola dengan baik akan lebih aman. Dan kegiatan konversi arsip dari kertas ke elektronik telah diujicobakan oleh Dispusip di sejumlah kecamatan.
“Uji coba konversi arsip dari kertas ke elektronik menunjukkan keseriusan Pemerintah Kota Sukabumi dalam menangani urusan bidang kearsipan,” tambah Kusmana Hartadji.
Hasil penilaian pengawasan arsip eksternal, alih media arsip ke digital oleh Bidang Arsip telah mendapatkan nilai 84,39 dengan kategori A. Nilai ini mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya yang hanya memperoleh kategori B.
“ Hasil ini merupakan usaha kita semua. Dan untuk tahun ini, mudah-mudahan hasil penilaian pengawasan eksternal terus menjadi lebih baik,” harap Penjabat Wali Kota Sukabumi.
Upaya alih media arsip dari kertas ke elektronik memiliki banyak manfaat, misalnya Arsip yang disimpan dalam bentuk digital lebih tahan lama dan lebih mudah diakses daripada arsip yang disimpan dalam bentuk konvensional. Hal ini karena arsip digital tidak rentan terhadap kerusakan fisik, seperti air, api, atau rayap.
“ Alih media arsip dapat memudahkan proses pengelolaan arsip, seperti penyimpanan, pencarian, dan pengiriman. Arsip digital dapat disimpan dalam jumlah besar dengan ruang yang lebih kecil daripada arsip konvensional. Selain itu, arsip digital dapat dicari dengan lebih cepat dan mudah menggunakan perangkat lunak pencarian,” pungkas Kusmana Hartadji.
Di acara yang sama, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Sukabumi, Galih Marelia Anggraeni menyebutkan jumlah dokumen yang telah dikonversi ke arsip digital selama proses uji coba di tiga kecamatan telah mencapai 3.247 berkas.
Di akhir laporan, Kepala Dispusipda Kota Sukabumi mengatakan alih media arsip dari konvensional ke digital merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan, terutama dalam era digitalisasi saat ini.
Reportase : Kang Warsa
Dokumentasi : Agus Rustiawandi
DOKPIM KOTA SUKABUMI
Pranata Kehumasan
Pranata Kehumasan
Ross Pristianasari
