Digitalisasi Administrasi PKK, Sekretaris Jadi Penjaga Memori Organisasi

Transformasi digital dalam organisasi tidak cukup dilakukan dengan memindahkan pekerjaan administrasi ke perangkat elektronik. Perubahan tersebut juga menuntut ketertiban pencatatan, kesamaan standar kerja, dan koordinasi yang terjaga.

Hal itu menjadi perhatian Ketua Tim Penggerak PKK Kota Sukabumi, Ranty Rachmatilah, saat membuka Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) PKK Berbasis Digital di Ruang Pertemuan PKK Kota Sukabumi, Senin (9/11/2026).

Kegiatan yang diikuti para sekretaris dan operator TP-PKK tingkat kota, kecamatan, hingga kelurahan tersebut diarahkan untuk memperkuat kapasitas kesekretariatan sekaligus membangun tata kelola organisasi yang lebih terukur.

Ranty menegaskan, organisasi PKK perlu menyesuaikan cara kerja dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan masyarakat.

“Bagaimanapun PKK harus adaptif atas situasi dan kondisi sekarang. Dengan adanya kegiatan ini, kita bisa memahami sistem tersebut dan mengimplementasikannya dalam pekerjaan organisasi,” kata Ranty.

Ia mengingatkan, sekretaris memiliki tanggung jawab yang lebih luas daripada mengelola surat-menyurat.

Dalam struktur organisasi, sekretaris berperan menjaga kesinambungan informasi, mendokumentasikan keputusan, mengatur agenda, serta memastikan setiap tindak lanjut berjalan sesuai kesepakatan pengurus.

“Sekretaris bukan hanya pengelola surat. Ada tanggung jawab untuk menjaga memori organisasi, menjadi penghubung antar-pengurus, dan mengawal akuntabilitas. Keputusan, dokumen, agenda, serta tindak lanjut harus tertata agar perjalanan organisasi dapat ditelusuri dengan baik,” ujarnya.

Peran tersebut menjadi penting dalam organisasi yang memiliki jaringan kerja hingga tingkat kecamatan dan kelurahan. Informasi dari tingkat kota harus tersampaikan secara tepat, sementara laporan dari wilayah perlu dihimpun melalui mekanisme yang seragam.

Tanpa koordinasi dan standar administrasi yang jelas, pelaksanaan program berisiko kehilangan kesinambungan antara perencanaan, kegiatan, dan evaluasi.

Karena itu, Ranty menekankan empat aspek dalam pembinaan kesekretariatan, yakni penyamaan pemahaman, penguatan kerja sama, kesamaan arah administrasi, dan pengukuran hasil program.

Setiap kegiatan PKK perlu memiliki dokumen pendukung yang menunjukkan proses pelaksanaan sekaligus menjadi bahan evaluasi.

Standar kerja sekretariat yang dipaparkan mencakup empat bidang utama. Pertama, persuratan yang meliputi register, disposisi, undangan, dan pengarsipan.

Kedua, pengelolaan data organisasi, termasuk data kepengurusan, kader, RT/RW, dan kelompok dasawisma. Ketiga, administrasi rapat berupa daftar hadir, notula, keputusan, serta tindak lanjut.

Keempat, administrasi program yang mencakup perencanaan, realisasi kegiatan, laporan, dan bukti pendukung.

Bagi Ranty, penerapan sistem digital tidak berarti meninggalkan kedisiplinan dasar dalam bekerja. Pencatatan manual tetap diperlukan sebagai bagian dari ketelitian dan kebiasaan mendokumentasikan setiap proses organisasi.

“Jangan sampai kita lepas dari kertas, ballpoint, dan catatan. Teknologi memang membantu pekerjaan menjadi lebih mudah, tetapi ketelitian dan kedisiplinan dalam mencatat tetap harus dijaga,” tuturnya.

Ia juga menggarisbawahi dua pilar yang perlu menjadi pegangan seluruh sekretaris, yaitu adaptif dan berintegritas. Sikap adaptif diwujudkan melalui pemanfaatan perangkat digital sesuai kemampuan kader, sedangkan integritas tercermin dalam pekerjaan yang jujur, cermat, dan mampu menjaga kepercayaan organisasi.

Melalui implementasi SIM PKK berbasis digital, pengelolaan administrasi diharapkan semakin tertib dan terhubung dari tingkat kota hingga kelurahan.

Pada akhirnya, pembenahan kesekretariatan bukan hanya berkaitan dengan kelengkapan dokumen, melainkan juga menjadi fondasi bagi pelaksanaan program PKK yang efektif, terukur, dan memberikan manfaat bagi keluarga serta masyarakat.

“Mari kita tertib administrasi,” pungkas Ranty.

Indah	: Zauharah
Dokumentasi	: Fadhil